Par Bistra Kumbaroska
Permettez-moi de commencer cet article de blog par une confession personnelle : J'adore organiser des événements, tout type d'événements - ateliers, conférences, hackathons, sommets d'une semaine, activités de team building, célébrations et anniversaires. D'expérience, je peux dire qu'une partie du succès de l'organisation d'événements sur place consiste à accorder autant d'attention à la qualité du contenu qu'à la configuration du lieu et de l'ambiance : disposer d'un excellent bureau d'accueil, d'un coin café agréable, d'espaces permettant aux gens de nouer des liens, de garder un sac de surprises attractif, de vider régulièrement les poubelles et de s'assurer que l'équipe "en coulisses" est visible et accessible à tout moment.
En réfléchissant à notre expérience de l'organisation de la série de webinaires de l’ICSW 2020, j'ai réalisé que dans les événements virtuels, l'écran est la seule chose que nous avons pour offrir une expérience complète de l'événement, pour essayer de retenir l'attention du public et pour répondre à son examen minutieux et à ses attentes. Cet écran abrite des centaines d'autres applications, messages et boîtes de réception que vous ne pouvez pas contrôler. De plus, derrière cet écran, les animaux domestiques peuvent s'amuser bruyamment, les enfants peuvent danser ou les voisins peuvent sonner à la porte juste au moment de l'événement. Donc, sans pauses-café, sans espaces de réseautage et sans câlins inattendus de la part des collègues, que peut-on faire pour offrir une bonne expérience de l'événement à travers l'écran ? Je voudrais partager trois choses qui, à mon avis, ont rendu les événements virtuels du ICSW particulièrement précieux pour nos participants, qui vont au-delà de toutes les préparations et étapes habituelles sur nos check-lists.
- Nous avons fait en sorte que nos orateurs se sentent comme des stars (ou du moins, nous avons essayé)
Nous étions vraiment habitués à préparer les orateurs pour les événements physiques précédents du ICSW, mais la préparation des orateurs pour les événements en ligne est une tâche très différente. Même les meilleurs et les plus expérimentés des orateurs peuvent se sentir mal à l'aise en ligne. Il faut plus de temps et de préparation pour aider les orateurs et les hôtes à se sentir à l'aise "à l'antenne". Nous avons découvert que des vérifications régulières et des appels de préparation avant, parfois bien avant l'événement, aident beaucoup. Pendant ces appels, nous avons cherché à savoir si les orateurs avaient besoin d'un autre microphone, d'une salle mieux éclairée, s'ils pouvaient partager leur écran et si leur présentation serait suffisamment intéressante pour un public en ligne. L'apport d'une grande diversité de voix, d'origines et d'opinions dans nos conversations a également nécessité de nombreux préparatifs contextuels et des appels individuels. Ce temps consacré aux orateurs a été essentiel pour les aider à montrer la meilleure version d'eux-mêmes pendant l'événement en direct et à se connecter avec les participants de manière authentique ! De notre première discussion dans un espace réduit à notre dernier débat avec 10 intervenants, nous avons essayé de servir nos intervenants de la meilleure façon possible - j'espère qu'ils se sont sentis comme des stars, au moins pendant quelques minutes.
- L'équipe en coulisses était au cœur de chaque événement
Toujours et à jamais : les équipes et les personnes comptent ! Mais dans les événements en ligne, ils comptent un tout petit peu plus. Chacun de nos webinaires de l’ICSW/virtuels a été organisé avec différents groupes, équipes, partenaires et membres de CIVICUS, et plus notre équipe était heureuse et organisée, plus il était facile d'avoir une énergie positive qui brillait à travers l'écran. Les événements virtuels nécessitent beaucoup de coordination en ligne, de check-lists, de mails, de documents, de conversations et de réunions - il nous a fallu en moyenne 50 mails, 16 appels et 19 personnes pour organiser chaque événement ! Au cours de toutes ces étapes parfois désordonnées, notre équipe a trouvé les idées et les solutions les plus brillantes. Pourquoi ? Parce que nous avons consciemment créé les conditions et prévu le temps nécessaire pour discuter de chaque détail de chaque événement et nous nous sommes assurés que la voix de chacun était entendue et suivie. Fournir et protéger un espace d'honnêteté et de créativité pour l'équipe de coordination était un élément clé, le cœur de chaque événement. Chaque fois qu'un orateur, un modérateur, un interprète ou toute autre personne se joignait à nous, ils sentaient ce battement de cœur et cette énergie en coulisses et cela les renforçait.
L’équipe responsable derrière l’ICSW 2020 évènements virtuels
- Nous construisons une communauté, pas un public
L'ICSW 2020-21 a été conçu comme un voyage d'un an comprenant des événements virtuels, des événements locaux et régionaux en présentiel, et un événement mondial. Pour nous, toutes les personnes qui suivent ce voyage sont plus qu'un public, elles sont notre communauté, et nous avons essayé de nous engager avec elles de cette manière événement après événement. Nous avons essayé de vérifier ce qui résonnait en eux et ce qui ne résonnait pas pour ajuster notre conversation globale. Nous avons apprécié tous les commentaires du chat de conversation et avons reçu chaque mail individuel de nos participants avec beaucoup de fierté et de soin, en répondant à chaque fois de la manière la plus honnête et la plus ouverte possible. Nous avons essayé de créer des espaces permettant aux gens de se connecter les uns aux autres au-delà du livestream et avons suivi cinq connexions qui ont conduit à des partenariats significatifs grâce aux événements virtuels du ICSW ! Lors de notre quatrième événement du ICSW, un participant a écrit : "Cet événement m'a permis de me sentir plus connecté aux gens que pendant la pandémie". Le fait de savoir que nous avons contribué à créer ce sentiment de connexion et de communauté est l'un des résultats les plus précieux de notre voyage virtuel ensemble.