Pasos para conseguir un bucle de retroalimentación cerrado a nivel mundial
Pasos para conseguir un bucle de retroalimentación cerrado
¿Cuáles son los pasos a seguir?
Paso de preparación: Aceptaciones
El objetivo final es crear un sistema sostenible para conseguir una retroalimentación continua e iterada. Para ello, se necesita un entorno en el que haya tres tipos de aceptaciones:
- Encargados de adoptar decisiones: aquellos que toman las decisiones pragmáticas se comprometen a actuar sobre la base de la retroalimentación.
- Personal de primera lÃnea: quienes implementan los programas están de acuerdo en atender e informar de la retroalimentación recibida por partede los miembros.
- Miembros: los miembros de la comunidad quehan sido atendidos desean dar su opinión y tienen especial interés por la rendición de cuentas.
Poder diseñar su propio proceso de retroalimentación le da una oportunidad a su organización para acordar sus valores y empezar a ponerlos en práctica. Esta etapa de diseño da a todos la oportunidad de ponerse de acuerdo y establecer y articular claramente los objetivos del proceso de retroalimentación que sirvan para reflejar la misión y la teorÃa de cambio de su organización.
Recopilar la retroalimentación de los miembros es esencial para atender a las voces de la población objetivo. No obstante, es fundamental recordar que este sistema no solo trata de obtener respuestas, sino de construir una relación con los miembros para que estos se sientan valorados, atendidos y partÃcipes el proceso.
Para poder entender la retroalimentación recibida, es fundamental analizar los datos para dar sentido a las opiniones de los miembros. El análisis permite ver su organización a través de los ojos de su población objetivo e identificar las áreas de mejora, basándose en su retroalimentación. Asimismo, la retroalimentación también le permite observar cuánto y cómo ha crecido su organización a lo largo del tiempo y cómo ha sido la huella que ha dejado en la comunidad en la que trabaja e, incluso, compararla con otras de este mismo ámbito.
La parte más importante del ciclo de retroalimentación es mantener conversaciones con los miembros: informar sobre los hallazgos para poder encontrar soluciones de forma conjunta. A esta actividad la llamamos encontrando el sentido, puesto que da sentido a los descubrimientos a través de conversaciones abiertas con los encuestados, algo que genera un entendimiento compartido de cómo mejorar. Esta conversación bidireccional requiere, por un lado, respuestas y, por otro, genera expectativas entre la comunidad, lo que aumenta la demanda de rendición de cuentas, al mismo tiempo que mejora el ratio de respuestas para el futuro.
El bucle de retroalimentación no puede darse por completado nunca, a menos que los hallazgos lleven a una acción real. Hay que tener presente que no podrá saber con certeza si sus acciones llevan a mejoras a menos que siga recopilando retroalimentación continuamente.
Encontrará más detalles sobre la metodologÃa empleada en el siguiente enlace.
No basta simplemente con recopilar comentarios. Cerrar el bucle de retroalimentación es fundamental para garantizar que los sistemas de retroalimentación han sido diseñados e implementados debidamente, que los datos se han analizado con la comunidad y que estos sean utilizados por los encargados de tomar decisiones para realizar los cambios deseados que permitan impulsar a la comunidad en su conjunto hacia las metas y, eventualmente, el impacto deseado.
Herramientas
¿Qué es la retroalimentación? Échele un vistazo a este tutorial (en inglés) para obtener una introducción a los principales conceptos y prácticas de retroalimentación.
Compruebe la potencia de su flujo de retroalimentación realizando este cuestionario .(en inglés).
¿Cuándo puede la información empoderar o no a las personas?Consulte este artÃculo paraconocer cuáles son los 7 principios de la reinterpretación de la información.
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Cita
"Cerrar el bucle de retroalimentación, es decir, atender a las partes interesadas y adaptarse en función de su retroalimentación, es una parte fundamental del concepto de comunicación bidireccional de la rendición de cuentas dinámica."
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