Por Bistra Kumbaroska
Permíteme que empiece esta publicación en el blog con una confesión personal: me encanta organizar eventos, cualquier tipo de evento, desde talleres, conferencias, hackathones, cumbres de una semana, actividades de trabajo en equipo, fiestas y hasta aniversarios. Por experiencia, puedo decir que parte del éxito de los eventos presenciales es dedicar tanta atención a la calidad del contenido como a la calidad del lugar y del ambiente: tener un gran mostrador de bienvenida, un rincón agradable para el café, crear espacios para que la gente se relacione, conseguir que los regalos del evento sean interesantes, vaciar regularmente los cubos de basura y asegurarse de que el equipo que se encuentra "entre bastidores" esté visible y localizable en cualquier momento.
Al reflexionar sobre nuestra experiencia en la organización de la serie de eventos de la ICSW 2020 virtual, me di cuenta de que, en los eventos virtuales, solamente tenemos la pantalla para desarrollar plenamente el evento, para tratar de mantener la atención del público y para satisfacer su escrutinio y expectativas. Y esa pantalla es el hogar de cientos de otras aplicaciones, mensajes y bandejas de entrada que no puedes controlar. Además, detrás de esa pantalla es posible que las mascotas se diviertan a todo volumen, los niños bailen o los vecinos toquen a la puerta justo durante tu evento. Así que, sin descansos para tomar café, espacios para relacionarse y abrazos felices e inesperados de los colegas, ¿qué se puede hacer para mejorar la experiencia del evento a través de la pantalla? Me gustaría compartir tres aspectos que ayudaron para que los eventos virtuales de la ICSW fueran especialmente valorados por nuestros participantes, y que van más allá de los preparativos y gestiones habituales de nuestras listas de verificación.
- Hicimos que nuestros ponentes se sintieran como si fueran estrellas (o al menos, lo intentamos)
Tenemos amplia experiencia preparando a los ponentes para eventos presenciales de la ICSW, pero prepararlos para eventos en línea es una tarea muy diferente. Incluso los mejores ponentes y los más expertos pueden sentirse incómodos en un evento virtual. Se necesita más tiempo y preparación para ayudar a los ponentes y anfitriones a sentirse cómodos para transmitir en directo. Nos dimos cuenta de que tener varias llamadas de preparación previas - a veces bastante antes del evento - son de gran ayuda. Gracias a estas llamadas averiguamos si los ponentes necesitaban otro micrófono, una sala con mejor iluminación, si podían compartir su pantalla y si su presentación era suficientemente atrayente para un público virtual. Incorporar una gran diversidad de voces, contextos y opiniones a nuestras conversaciones también supuso muchos preparativos en función del contexto y llamadas personalizadas. Este tiempo dedicado a los ponentes fue fundamental para ayudarles a mostrar la mejor versión de sí mismos durante el evento en vivo y para comunicarse con los participantes de manera genuina. Desde nuestra primera conversación en pecera al último panel con 10 ponentes, intentamos ayudar a nuestros ponentes de la mejor manera, y espero que se sintieran como estrellas, al menos durante unos minutos.
- El equipo “entre bastidores” fue el corazón de cada evento
Ahora y siempre: ¡los equipos y las personas son importantes! Aunque en los eventos en línea, son ligeramente más importantes. Cada uno de nuestros eventos de la ICSW virtual se realizó con diferentes grupos, equipos, socios y miembros de CIVICUS, y cuanto más feliz y organizado estaba nuestro equipo, más fluía y brillaba una energía positiva en la pantalla. Los eventos virtuales requieren mucha coordinación en línea, listas de verificación, correos electrónicos, documentos, charlas y reuniones: para organizar cada evento necesitamos un promedio de ¡50 correos electrónicos, 16 llamadas y 21 personas! Durante todas esas fases, que a veces resultaban complicadas, nuestro equipo encontró las mejores ideas y soluciones. ¿Por qué? Porque creamos concienzudamente las condiciones y asignamos el tiempo necesario para discutir cada detalle de cada evento y procuramos escuchar y respetar la voz de todos. Proporcionar y proteger un espacio de honestidad y creatividad para el equipo de coordinación fue determinante, fue el corazón de cada evento. Cada vez que un ponente, moderador, intérprete o cualquier otra persona se unía a nosotros, sentían y reforzaban esa energía especial.
Equipo responsable de los eventos virtuales de la ICSW 2020
- Estamos creando una comunidad, no un público
La ICSW 2020-21 se creó como un recorrido de un año que incluía eventos virtuales, eventos locales y regionales presenciales y un evento a nivel mundial. Para nosotros, todas las personas que acompañan este recorrido son más que un público, son nuestra comunidad, y tratamos de relacionarnos con ellos de esa manera en cada evento. Intentamos averiguar qué es lo que funcionaba con ellos y qué no para adaptar nuestra comunicación a nivel mundial. Valoramos todos los comentarios del chat y recibimos cada correo electrónico individual de nuestros asistentes con gran orgullo y cuidado, respondiendo siempre de la manera más honesta y abierta posible. Tratamos de proporcionar espacios para que las personas se conecten entre sí más allá del evento en directo y ¡hemos identificado cinco contactos que generaron importantes alianzas gracias a los eventos de ICSW/virtual! Durante nuestro cuarto evento, un participante escribió: "este evento me ha hecho sentir más conectado a la gente de lo que me he sentido durante la pandemia". Saber que ayudamos a crear esa sensación de conexión y comunidad es uno de los resultados más valiosos de nuestro recorrido virtual.